フリーランスで仕事をしていく上で、タスク管理は必ず必要となってくるスキルです。フリーランスであれば、自分自身で仕事をする量を決めないといけないので、タスク管理は重要となってきます。今回は、仕事を効率良くしていくタスク管理をご紹介していきます。また、タスク管理をするとどの様な利点があるのかも一緒に解説していきます。
おすすめタスク管理
まずは、おすすめのタスク管理ツールをいくつかご紹介させて頂きます。
ブラビオはガントチャートでスケジュールの管理ができるツールになっていて、5つのユーザーまでならプロジェクトの数が無制限・無料で使用することができます。ガントチャートがあることによってタスクやプロジェクトの開始日と終了日を一覧で確認することが可能ですし、タスク管理やスケジュール管理がしやすいのです。
そして、プロジェクト専用タスク管理機能が備えられているので、プロジェクト1つ1つのタスク管理にも便利です。
ユーザーモードは「管理者」・「スタッフ」・「パートナー」・「ゲスト」の4つの中から選択できるので、チームやクライアントの人達と情報共有をしたり、タスクの共有にも大活躍してくれます。グループ向けのタスク管理にはなりますが、個人でのスケジュール管理をしたりタスク管理にも使用することができます。
Trello（トレロ）
トレロはタスクカードをボードに貼り付けて使用する、タスク管理のツールになっています。進捗の状況に応じてタスクをリストに移動させ、管理を行います。進捗の更新を行う作業も非常に簡単にできますし、タスクカードがあることによってタスクを見える化することができるので、時間をかけること無くすぐに全体が今どうなっているのか、把握することができるのです。有料のプランもありますが、基本的には無料で使用することができます。
海外版のタスク管理になっているので日本語には非対応ですが、Chrome拡張機能の「日本語化 for Trello」を使用すれば、メニューやボタンなどを日本語へと変更することができます。
Google Tasks（グーグル・タスク）
https://apps.apple.com/jp/app/google-tasks-get-things-done/id1353634006
グーグル・タスクはGmaileに標準装備が行われているタスク管理ツールになっていて、無料で利用することができます。タスクをリスト化するという単純なツールなのですが、非常に使いやすいです。日付の指定をしておくと、「Googleカレンダー」にタスクの表示をさせることが可能なので、自身の使い方によってタスクや時間の管理が捗るのです。
Google Choromeの拡張機能をインストールしておくだけで、メニューバーからタスクをすぐに確認することができるので非常に便利です。
Jooto（ジョートー）
ジョートーは、カード形式で操作を行うタスク管理のツールで、ドラッグとドロップでリストの並び替えを行ったり、ファイルのアップデートを行うことができる部分が特徴的です。タスク管理ツールを初めて利用する方でも、直感的に操作ができるので使いやすいタスク管理です。
タスクの中にチェックリストの作成を行うと、タスクがどのくらい完了しているのかをパーセントで表示してくれるので、進捗がどのくらいなのか把握しやすいのです。無料のスタートアッププランはプロジェクトボード3個まで・ユーザー名3名まで・容量500MBまで・ファイル添付10MBまでという制限の中で利用することができます。
Todoist（トゥードゥーイスト）
トゥードゥーイストはwindous・OS X・iOS・Android・Google Chorome・Sagari・Firefox等と、沢山のプラットフォームで使用することができる、タスク管理ツールです。UIデザインは非常にシンプルで使用しやすく、サブタスクやサブプロジェクトの追加を行い、詳細にタスク管理をすることも可能です。
無料で利用することもできますし、人気のあるタスク管理ツールなので、初心者の方でも不便なく使うことができます。
Remember The Milk（リメンバー・ザ・ミルク）
https://apps.apple.com/jp/app/remember-the-milk-to-do-list/id293561396
リメンバー・ザ・ミルクは、機能性の高いToDoアプリでワークフローの管理手法「GTD」に非常に適しているツールとして、注目を浴びています。「GTD」というのは、タスクを効率良く整理して生産性を高める為の方法で、リメンバー・ザ・ミルクはGTDの実現を助けてくれます。
個人で利用するのは当然、タスクをその他のユーザーに共有することもできるので、チームで作業する時にも使用することができます。サブタスクやリマインダー等の機能は有料版が必要になってくるのですが、無料版から始めることもできるので1度利用してみて下さい。
Nozbe（ノズビー）
ノズビーもリメンバー・ザ・ミルクと同様に、「GTD」をコンセプトにして開発が行われたツールになっています。なので、タスクを効率良く管理できるように設計がされています。windous・OS X・iOS・Android・Webブラウザ等のプラットフォームに対応されていて、Linuxでも使用することができます。
しかし、デメリットがあり無料プランは無くて、30日間の無料期間が終わった後、有料プランを購入しなければいけません。
タスク管理ツールをすることによっての利点
タスク管理ツールは、フリーランスで仕事をしていく上で必須となるツールです。タスク管理ツールを使用すると、どの様な利点があるのかをお伝えします。
現状の状態を把握しやすい
現状進めている業務の進み具合がどのくらいで、納期まであとどのくらいなのか等という現状の状態の把握は、フリーランスに限らずどの様な仕事であっても、必要になってきます。仕事というのは納期から逆算を行って、納期に間に合う様に計画して進めていかないといけません。
その様な時に、タスク管理を使用すると進み具合が鮮明に把握できて、生産性が上がります。現状の業態を把握することができれば、案件の進み具合が把握できるだけで無くて、追加で仕事の話が来た時に受注できるのかできないのかを判断する時に役に立ちます。キャパオーバーすること無く、そうであるにも関わらず時間を無駄にすること無く、安定して仕事を進めていく為にもタスク管理ツールは必須です。
情報の共有を行いやすい
タスク管理ツールを使用すれば、どの作業がどのくらいまで進んでいるのか、一目瞭然です。チームで一緒にプロジェクトを進行している場合には、アプリを開くだけでチーム全体の進み具合も把握することができます。これは、非常に役立ちます。
タスク管理ツールの中には、タスクが完了した時やタスクの進み具合を変更した時等に、メンバー全員に通知を届けてくれるタスク管理ツールもあります。リアルタイムでその時その時に情報の共有ができるので、業務連絡が漏れることを防げるのです。
自分自身のキャパシティを把握することができる
沢山の仕事を工程毎に分けて、タスク管理ツールに入力していくと、日々のスケジュールが把握できます。スケジュールの把握を行い調整することによって、月にどのくらいの仕事を受注できるのか把握できて、仕事も効率良くなります。
業務の抜けや漏れを防止できる
タスク管理ツールの1番も利点として、業務の抜けや漏れの防止ができることです。
タスクとその期日の登録を行っておけば、納期やミーティング等の重要なタスクや空いた時間でできるタスク等と全てのタスクを把握することができます。
登録しているタスクを見返すことによって、ある業務のことを忘れてしまっていたという様なことも防止できるのです。
そしてタスクを入力する際に重要度の順番をつけておけば、優先順位にのっとって効率良く業務を進めることができます。
まとめ
ここまで読んで頂ければわかってもらえる様に、タスク管理は必ずしもフリーランスで仕事をしていく上で必須なのです。沢山のタスク管理があるので、自分自身に見合ったタスク管理を利用して、仕事の効率をあげていきましょう。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
